ทำไมถึงไม่ควรใช้ไลน์คุยงาน มีเหตุผลอะไรบ้าง

รู้หรือไม่ ว่าทำไมถึงไม่ควรใช้ไลน์คุยงาน มีเหตุผลอะไรบ้าง และควรใช้อะไรคุยงานแทนดีนะ 

ไลน์ (LINE) ไม่ได้เป็นเพียงแอปฯ แชตที่คนไทยนิยมใช้คุยกับเพื่อน ๆ หรือคนในครอบครัวเท่านั้น แต่ยังเป็นแอปฯ ที่หลาย ๆ องค์กรนำมาใช้เป็นช่องทางหลักในการคุยติดต่อเรื่องงาน เพราะใช้งานง่ายและคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว แต่หากมองถึงผลกระทบจะพบว่าไลน์ไม่ได้เป็นแอปฯ ที่เหมาะสำหรับการใช้คุยงานเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่

ข้อมูลต่าง ๆ ที่ส่งหากันในห้องแชตไลน์ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ รูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์ต่าง ๆ จะไม่ถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ แต่มันจะอยู่แค่ในเครื่องของผู้ใช้เอง ทำให้เวลาย้ายเครื่องแล้วข้อความเก่า ๆ มักจะหายไปหมด นอกเสียจากว่าจะมีการ Back-up เก็บไว้เท่านั้น ซึ่งถ้าหากลืมก็จบ บอกลาข้อความเก่า ๆ ได้เลย นอกจากนี้ การที่ข้อมูลต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ในเครื่องของผู้ใช้ทั้งหมด ยังส่งผลให้กินพื้นที่ในเครื่อง ยิ่งเก็บข้อความเก่า ๆ ไว้มากก็ยิ่งใช้พื้นที่ในเครื่องเยอะขึ้นเรื่อย ๆ แถมยังทำให้แอปฯ ไลน์อืดอีกด้วย สุดท้ายก็ต้องกดลบข้อความเก่า ๆ ทิ้งเพื่อเคลียร์พื้นที่

เมื่อข้อความเก่า ๆ หาย ผลกระทบที่จะตามมาก็คือ ไม่สามารถดูรายละเอียดงานย้อนหลังได้ หรือเวลามีปัญหาเรื่องงานก็ไม่สามารถย้อนไปขุดหลักฐานขึ้นมาโต้แย้งกันได้ และอาจมีปัญหาอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณอาจจะต้องพบเจอ

นอกจากข้อมูลต่าง ๆ ในห้องแชตจะไม่ถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์แล้ว รูปภาพ วิดีโอ และไฟล์ต่าง ๆ ก็ยังมีวันหมดอายุอีกด้วย เพราะหลังเวลาผ่านไปประมาณ 1-2 สัปดาห์รูปและไฟล์เหล่านั้นก็จะหมดอายุ ทำให้ไม่สามารถเปิดดูได้อีก แม้ว่าเราจะไม่ได้กดลบมันเลยก็ตาม ซึ่งแน่นอนว่าถ้าหากต้องการกลับไปเปิดไฟล์งานดูย้อนหลังล่ะก็ เลิกคิดไปได้เลย นอกเสียจากว่าจะอัปโหลดไฟล์ไว้ที่อื่นแล้วนำลิงก์มาส่งในไลน์แทน

เมื่อใช้ไอดีไลน์เดียวกันคุยทั้งงานและเรื่องส่วนตัว หลายคนมักจะประสบปัญหาห้องแชตในไลน์มีเยอะแยะปนกันมั่วไปหมด อีกทั้งแจ้งเตือนก็ปะปนกัน ทำให้บางครั้งอาจมีข้อความที่ตกหล่น ไม่ได้อ่าน จนเกิดปัญหาโดนตำหนิว่า "ทำไมไม่อ่านไลน์" หรือ "ทำไมไม่ตอบไลน์" นั่นเอง

ยิ่งไปกว่านั้นบางคนก็อาจต้องประสบปัญหาเมื่อหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานชอบทักแชตคุยงานสั่งงานนอกเวลางาน เมื่อเปิดแอปฯ ไลน์เพื่อจะคุยเล่นกับเพื่อน ๆ หรือคนในครอบครัวในเวลาพักผ่อนแล้วต้องพบข้อความคุยงานก็คงจะรู้สึกไม่ค่อยโอเคนัก หรือในบางองค์กรก็อาจมีคำสั่งให้พนักงานตั้งชื่อและรูปโปรไฟล์เป็นชื่อจริงหรือรูปตัวจริง ซึ่งหลายคนก็คงไม่ค่อยสะดวก เพราะไอดีไลน์ส่วนตัวก็อยากจะตั้งชื่อและใช้รูปตามใจตัวเองมากกว่า จะให้แยกไอดีก็เพิ่มความยุ่งยากเข้าไปอีก

การใช้แชตคุยงานกันในองค์กรขนาดใหญ่มักมีการตั้งห้องแชตเอาไว้หลายห้องแยกตามแผนก หรืออาจมีการตั้งห้องแชตคุยเล่นกันอีก เมื่อรวมกับห้องแชตส่วนตัวด้วยแล้วทำให้มีจำนวนห้องมาก และยิ่งมีความเสี่ยงที่จะส่งข้อความผิดห้องมากขึ้น ซึ่งการส่งแชตผิดห้องนั้นไม่เป็นผลดีแน่ เพราะมันอาจทำให้ข้อมูลลับภายในองค์กรหลุดออกไปสู่บุคคลภายนอกได้ หรือถ้าเผลอส่งข้อความคุยเล่นกับเพื่อนไปในห้องแชตคุยงานก็คงจะดูไม่ดีเช่นกัน

ในโลกนี้ยังมีแอปฯ อื่น ๆ นอกจากไลน์ให้เลือกใช้อีกมากมายที่เหมาะสมกับการใช้คุยงานกันในองค์กรมากกว่าไลน์ เช่น Slack, Microsoft Team, Workplace, Telegram, Google Hangouts ฯลฯ ซึ่งแอปฯ เหล่านี้สามารถดาวน์โหลดมาใช้งานและทำความเข้าใจได้ไม่ยาก ลองใช้งานกันดูก็น่าจะคุ้นเคยได้ในเวลาไม่นาน

อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่าในหลาย ๆ องค์กรจะใช้ไลน์คุยงานกันมานานและมองว่าไม่น่ามีปัญหาอะไร โดยเฉพาะกับองค์กรเล็ก ๆ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะพึงพอใจเสมอไป เพียงแต่พวกเขาไม่พูดหรือแสดงความเห็นออกมาก็เท่านั้นเอง