8 เรื่องเกี่ยวกับวิธีใช้ Google Drive ที่หลายคนอาจไม่รู้

เรียบเรียงข้อมูลโดยกระปุกดอทคอม
ขอขอบคุณภาพประกอบจาก google

          เคล็ดลับในการใช้ กูเกิล ไดร์ฟ (Google Drive) ที่ช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นจริง

          ปัจจุบันเป็นยุคที่ทุกคนหันมาใช้อินเทอร์เน็ตในการหาความรู้และทำงานกันมากขึ้น ซึ่งหนึ่งในอุปกรณ์ช่วยทำงานทางอินเทอร์เน็ตที่หลายคนนิยมใช้ก็คือ กูเกิล ไดรฟ์ ซึ่งนอกจากจะใช้เก็บไฟล์ต่าง ๆ แล้ว ยังสามารถใช้แก้ไขไฟล์งานบนอินเทอร์เน็ตได้จากทุกที่บนโลก ด้วยเหตุนี้มันจึงเป็นที่นิยมใช้ในการทำงานนั่นเอง แต่รู้หรือไม่ว่าจริง  ๆ แล้ว กูเกิล ไดรฟ์ ยังสามารถทำได้มากกว่านั้นเยอะทีเดียว ไม่เชื่อก็ลองมาดูเคล็ดลับใช้งานกูเกิล ไดรฟ์ จากเว็บไซต์ mashable.com กันครับ

          ใช้ครอปรูปได้


          หลายคนมักเก็บไฟล์ภาพไว้บนกูเกิลไดรฟ์ และก็ต้องการจะปรับแต่งภาพดังกล่าวสักเล็กน้อย กูเกิลไดรฟ์สามารถใช้งานตัดหรือครอปรูปได้ ไม่จำกัดแค่รูปสี่เหลี่ยมเท่านั้น สามารถทำเป็นรูปวงกลม หัวใจ หรือแม้แต่หน้ายิ้มก็ยังได้ วิธีการเพียงแค่เปิดไฟล์ภาพบนกูเกิลไดรฟ์ และเปิดโปรแกรมครอป (Crop) บน Toolbar เท่านั้นเอง



          Add-ons เพิ่มประสิทธิภาพ


          อย่างที่ทราบกันดีว่ากูเกิลไดรฟ์มาพร้อมโปรแกรมเอกสารอย่างกูเกิล ด๊อก (Google Doc) และกูเกิล สเปรดชีท (Google Spreadsheet) ซึ่งโดยตัวมันเองนั้นมีอุปกรณ์ให้พอใช้งาน แต่ด้วยประสิทธิภาพของบรรดาโปรแกรม Add-ons ทั้งหลาย จะช่วยให้คุณใช้งานเอกสารได้สะดวกขึ้น โดยมีทั้งโปรแกรมแปลภาษาในเอกสาร โปรแกรมค้นหาและดึงคำจากทวิตเตอร์มาใช้ในเอกสารได้ และยังมีการพัฒนา Add-ons เพิ่มขึ้นอีกเรื่อย ๆ ซึ่งช่วยให้คุณทำงานได้สบายขึ้นจนลืมโปรแกรมเอกสารเดิม ๆ ไปเลย



          ดูประวัติการใช้งานของไฟล์เอกสาร

         กูเกิล ไดรฟ์นั้นเป็นเหมือนการแชร์ไฟล์ให้ทุกคนที่เข้าถึงสามารถเข้ามาเพิ่มเติมเอกสารได้ ซึ่งหากคุณอยากตรวจสอบว่าในแต่ละช่วงมีใครเข้ามาชมและแก้ไขอะไรกับเอกสารของคุณบ้าง ก็เพียงแค่กดเครื่องหมายถูกที่ไฟล์ แล้วกดเครื่องหมายรูปตัว i หรือคำสั่ง Detail and Activity ที่อยู่ด้านบนจากขวาของจอ คุณก็จะเห็นรายละเอียดของประวัติการใช้งานแต่ละไฟล์แล้วครับ



          ดูประวัติการแก้ไขย้อนหลัง

          นอกจากการดูกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละไฟล์แล้ว คุณยังสามารถดูประวัติการแก้ไขในแต่ละไฟล์ได้โดยไปที่ File และคลิกคำสั่ง See revision history โดยคุณสามารถชมย้อนหลังได้มากถึง 100 ครั้งที่เกิดขึ้นมาแล้ว



          ใช้งานสเปรดชีทแบบออฟไลน์

          การอัพเดทครั้งล่าสุดนอกจากจะช่วยให้คุณสร้างบรรทัดและคอลัมน์ได้ไม่จำกัดแล้ว ยังช่วยให้คุณสามารถใช้งานสเปรดชีทแม้ไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต โดยไฟล์ใหม่ที่ผ่านการแก้ไขจะบันทึกหลังจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตโดยอัตโนมัติ



          ดูปุ่มลัดคีย์บอร์ดง่าย ๆ


          ปุ่มลัดบนคีย์บอร์ดช่วยให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ทำได้คล่องแคล่วขึ้น แต่ก็ใช่ว่าทุกคนจะรู้และจำได้หมด ซึ่งถ้าคุณอยากรู้ว่ากูเกิล ไดรฟ์มีปุ่มลัดใดบ้างก็กด Shift และเครื่องหมาย ? ก็จะปรากฏหน้าจอแสดงปุ่มลัดทั้งหมดที่ใช้งานได้



          ตั้งค่าผู้ใช้และผู้ชมไฟล์ได้

          กูเกิล ไดรฟ์สามารถตั้งค่าผู้แก้ไข ผู้ชม และผู้คอมเมนต์ไฟล์ได้อย่างอิสระ ทั้งยังตั้งค่าให้ไฟล์มีความเป็นส่วนตัวได้มากกว่า ช่วยให้สะดวกและเป็นส่วนตัวมากขึ้น



          ส่งไฟล์ผ่านกูเกิล ไดรฟ์

          เนื่องจากอีเมลส่วนใหญ่ยังคงจำกัดความจุของไฟล์ในการส่งที่ 25MB ซึ่งคงไม่พอเพียงแล้วในปัจจุบัน แต่คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้เพียงแค่ฝากไฟล์ที่ต้องการไว้บนกูเกิลไดรฟ์แนบไปพร้อมกับอีเมล ซึ่งกูเกิลไดรฟ์สามารถรองรับไฟล์ได้สูงสุดถึง 10GB เลยทีเดียว

          ได้รู้ถึงเคล็ดลับทั้ง 8 ข้อแล้ว ก็อย่าลืมเอาไปใช้กันด้วยนะครับ รับรองว่าคุณจะทำงานได้สะดวกสบายขึ้นอย่างชัดเจนแน่นอนครับ