เติมพลังแรงกล้าให้วันทำงานของคุณ

เติมพลังแรงกล้าให้วันทำงานของคุณ (Men\'s Health) 
เรื่อง Gil Schwartz แปลและเรียบเรียง อศิระ วนัส

แค่วางจุดหมายและความตั้งใจมั่นให้ถูกจุด คุณก็ฉุดภูเขาได้

          ไอน์สไตน์พูดถูก เวลาคือสิ่งสัมพันธ์ ถ้าคุณเดินทางในอวกาศด้วยความเร็วแสง เวลาไม่กี่นาทีของคุณจะนานเท่ากับชั่วอายุของคนบนโลกได้จริง ๆ และถ้าคุณเดินทางช้า ๆ การณ์จะกลายเป็นตรงข้าม คุณอาจทำงานในคอกทั้งวันขณะที่เจ้านายผู้ขี่จรวดขึ้นชั้น 45 รู้สึกว่าหนึ่งวันผ่านไปเหมือนติดปีก ประเด็นของผม คืออะไรน่ะหรือครับ เวลาเป็นสิ่งยืดหยุ่น มันถูกหลอม หล่อ งอโค้ง ยืดเหยียด เพื่อให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณได้ หรือพูดสั้น ๆ ว่าเราบริหารจัดการเวลาได้ และผู้ยิ่งใหญ่ทั้งหลายก็จัดการเวลาได้ดีกว่าคนอื่น

          ดูบริวสเตอร์เพื่อนผมก็แล้วกัน เขาทำอะไรจวนตัวเสมอ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะแก้วิกฤตหนึ่งให้เสร็จก่อนที่อีกวิกฤตจะเข้ามา นั่นเป็นเพราะบริวสเตอร์ ไม่บริหารจัดการเวลา เขามีงานมากพอ ๆ กับคุณหรือผมนั่นแหละ แต่เวลา 24 ชั่วโมงของเขาช่างเละเทะวุ่นวายไปหมด

          ส่วนบ๊อบนั่นคนละเรื่องเลย เขามีประชุมวันละ 20 นัด บวกนัดกินอาหารกลางวันทางธุรกิจ และมักจะตามด้วยอาหารเย็นและการดื่มหลังเลิกงานด้วย เขามีครอบครัวที่ดูแลอย่างไม่ขาดตกบกพร่อง แถมยังชอบตีกอล์ฟ และเขาก็ไม่เคยใช้คนอื่นทำงานให้ เขาแค่เข้าใจธรรมชาติของเวลาและจัดการให้มันรับใช้เขา คนที่จัดการเวลาได้ดีจะมีความสามารถในการเพ่งสมาธิทำงานได้โดยไม่สนใจสิ่งอื่น นั่นคือการมีจุดหมายชัดเจน

          เขามีความตั้งใจมั่นด้วย นั่นคือความสามารถในการตระหนักว่าถึงจุดที่ต้องลงมือทำงานโดยไม่อาจผัดผ่อนได้อีกต่อไป ไม่มีอะไรขวางเขาได้ เมื่อผนวกพลังทั้งสองเข้าด้วยกัน คุณก็เคลื่อนภูเขาได้ หอบจุดหมายและความตั้งใจมั่นตามผมมาลุยภูเขาแหงการทำงานที่กองอยู่ข้างหน้ากันเลยครับ

ผลัดวันประกันพรุ่งให้เป็น

          คนที่มีประสิทธิภาพล้วนมีความเชื่อว่า พนักงานที่มีประสิทธิภาพจะทำสิ่งที่ทำได้ในวันนี้โดยไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง ทำงานในเวลาที่ควรทำอย่างดีและมีระเบียบ สมมติฐานนี้ผิดครับ ในแต่ละวัน ผมทำงานสำเร็จลุล่วงไปไม่น้อย แต่ผมเป็นจอมผลัดผ่อนตัวยงมาตลอดชีวิต ผมใช้อารมณ์และความวุ่นวายเฉียดฉิวที่เกิด
          จากกลยุทธ์นี้ทำงานได้มากมายเกินกว่าที่ผมจะทำได้ถ้ารับผิดชอบกว่านี้ นั่นเป็นเพราะผมจัดการเวลาที่เกิดจากการผลัดวันประกันพรุ่งของตัวเองลดกระบวนการเหลือแค่สามชั้น

          1. ก่อนผลัดผ่อน : นี่คือขั้นตอนก่อนจะเกิด “การผลัดผ่อนแบบมืออาชีพ” จริง ๆ ขั้นตอนนี้จะใช้ไปกับการคิดเรื่องงานที่ผมกำลังคิดผลัดผ่อน หรืองานอื่น ๆ ที่ผมได้ผลัดผ่อนไปแล้วจนเกือบจะสายเกินการณ์

          2. ขั้นผลัดผ่อน : เป็นการผลัดผ่อนงานออกไปอย่างจริงจัง เราจำเป็นต้องหาเวลาคิดเรื่องโครงการนี้เพิ่มเติมอีกหน่อย เนื่องจากเรื่องงานอยู่ในสมองเรียบร้อยแล้ว แค่ยังไม่พร้อมจะลงมือทำเท่านั้นเอง เรายังเหลือเวลาช่วงนี้ไว้คิดเรื่องงานอื่น ๆ ด้วย ซึ่งนับเป็นเรื่องที่ดี คุณไม่มีทางมีเวลามากเกินไปหรอกครับ นั่นคือสิ่งที่ผมพูดเสมอ

          3. หลังผลัดผ่อน เวลาในการผลัดวันประกันพรุ่งผ่านไปแล้ว แต่ผมก็ยังไม่ลงมือทำ! ทำไมครับไม่มีใครตอบได้หรอก แต่สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ พอถึงเวลาที่ผมเริ่มลงมือทำ ผมจะสร้างตาน้ำที่ใหญ่พอ ๆ กับพายุหมุนในหนังเลยล่ะ มีคนที่ทำงานได้ดีที่สุด เมื่ออยู่ภายได้แรงกดดันอยู่จริงครับ ถึงแม้ว่าแรงกดดันนั้นจะเกิดจากตัวเองก็เถอะ

มองไกล ๆ

          ระหว่างที่กำลังผลัดผ่อนอย่างมืออาชีพ คุณมีเวลา เวลาสำหรับบริหารจัดการ เวลาให้ผลาญด้วยซ้ำ สังเกตดูครับว่าทำให้คุณรู้สึกดีแค่ไหน คุณจะใช้มันอย่างไรก็ได้ สำหรับเป้าหมายของเรา สิ่งที่มักจะช่วยได้ ก็คือการพิจารณางานที่ต้องทำจริงๆ ในขณะที่ยังไม่ได้ลงมือทำ วันไหนสักวัน ผมอาจพิจารณางานบางอย่างเช่น (1) เขียนบันทึกข้อความเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (2) อีเมลหาแบรดต์ สโคบีย์ ราบิโนวิตซ์ และไคลด์ เรื่องอะไรสักอย่าง (3) ศึกษาการนำเสนอโครงการด้วยโปรแกรมพาวเวอร์พอยต์ที่ค่อนข้างยาว ซึ่งเลอวิงเกอร์จะเป็นผู้นำเสนอ (4) เตรียมอะไรบางอย่างให้ใครบางคน (5) ไปรับปากเป่าคลาริเนตให้ชาร์ลี (6) อื่น ๆ

          เห็นได้ชัดว่างานบางอย่างต้องทำภายในวันนี้ และจะทำเมื่อถึงเวลาที่ผมทำ ทุกอย่างต้องมีการจัดลำดับความสำคัญ แหงอยู่แล้ว แต่ก่อนจะทำ...คุณต้องรู้ศักยภาพตนเองผมรู้ว่าผมปั่นงานคุณภาพระดับบันทึกความยาว 1,000 คำได้ภายในหนึ่งชั่วโมง ผมยังรู้ด้วยว่าผมอาจเสียเวลาเป็นวัน ๆ เพื่อทำพาวเวอร์พอยต์แค่ 10 แผ่น

          ขณะที่ไคลเบอร์เพื่อนร่วมงานของผม ผลิตพาวเวอร์พอยต์ได้ราวกับห่านย่อยธัญพืช เขาจะทำสไตล์ 100 แผ่นเสร็จก่อนพักเที่ยง แถมใส่วิดีโออีกต่างหาก แต่ถ้าให้เขาช่วยสรุปอะไรบางอย่างล่ะก็ เขาจะนิ่งเป็นท่อนไม้เลยทีเดียว อย่างที่ เดอร์ตี แฮร์รี คัลลาฮาน นักปรัชญา ผู้ยิ่งใหญ่ บอกไว้ “คนเราต้องรู้ข้อจำกัดของตัวเอง”

          ข้อจำกัดของคุณคืออะไรครับ ถ้าโครงการหนึ่งต้องมีบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ตามด้วยเนื้อหาความยาว ประมาณหนึ่งและข้อสรุปที่คุณยังหาไม่ได้ คุณอาจต้องคิดสะระตะไว้ในใจว่า คุณต้องใช้เวลาจริง ๆ ในการทำงานเหล่านั้นนานแค่ไหน จากนั้นก็ตอบให้ได้ว่างานพวกนี้มีกำหนดเสร็จจริง ๆ เมื่อไร แล้วคุณจะรู้ว่าคุณกับเพื่อนใหม่ที่ชื่อจุดหมายและความตั้งใจมั่นต้องเริ่มงานเมื่อไร
จัดการงานง่ายๆ ก่อน

          ตอนนี้คุณมีงานกองพะเนินซึ่งดูเลวร้ายมาก แต่จริง ๆ ไม่หรอกครับ มันเหมือนตะปุ่มหินขรุขระบนภูเขาลูกโปรดที่คุณต้องจัดการไปตามลำดับ ลองจัดลำดับความสำคัญดูนะครับ พอทำเสร็จคุณจะเห็นว่างานใหญ่จริง ๆ มักอยู่ตรงกลางเสมอ นั่นหมายความว่าคุณถางงานเล็ก ๆ ที่อยู่ข้างหน้าก่อนไปถึงตัวแม่ตรงกลางได้ เวลาที่ได้จากการอู้งานพวกนี้ในตอนนี้จะเอื้อให้คุณเตรียมตัวลงมือทำได้ อย่างน้อยก็บางส่วน
ผูกมิตรกับความกลัว

          ที่ไหนสักแห่งในตัวคุณจะมีคนตัวเล็ก ๆ คอยตะโกนว่า “อย่าาาาาา” คุณอาจทำให้เขาหุบปากไปได้บ้าง ด้วยงาน เซ็กซ์ หรือเหล้า แต่ท้ายที่สุดเสียงของผู้ชายคนนั้นจะดังขึ้นมา คุณควรฟังเขานะครับ เพราะคุณต้องมีเขา คุณทำให้คนตัวเล็ก ๆ พอใจด้วยกลยุทธ์น่าสนใจ ซึ่งได้ผลสำหรับบางคน นั่นคือทำงานใหญ่ไปวันละนิดจนกว่าจะเสร็จ ผมได้ยินเรื่องของคนที่ทำแบบนี้และชื่นชมพวกเขา

          แต่ผมเองทำไม่ได้ ผมเป็นคนที่ไม่เห็นโลงศพไม่หลั่งน้ำตา ถ้าคุณสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายแต่ละชิ้นไปทีละน้อยได้ ก็เป็นเรื่องที่ดีมาก ๆ แต่กลยุทธ์นี้ก็อันตรายอยู่เหมือนกัน งานเล็ก ๆ ที่ทำเสร็จเป็นช่วง ๆ เสียเวลากว่าการทำรวดเดียว 10 ชั่วโมง ผมจะกล่อมเสียงที่ดังอยู่ในหัวด้วยการรอให้เขาแผดเสียงดังถึงที่สุดแล้วค่อยเริ่มทำงานที่ช่วยให้เขารู้สึกดีขึ้น ระหว่างนั้นผมก็อู้งานและเอาเวลามหาศาลที่ได้ไปใช้และจัดการเพื่อประโยชน์ของตัวเอง

จดรายการสิ่งที่ต้องทำ

          คราวนี้ก็มาถึงส่วนที่น่าเบื่อ ผมคิดว่าการจดรายการสิ่งที่ต้องทำช่วยได้มาก ไม่ใช่เพราะมันบอกว่าผมต้องทำอะไร แต่เพราะมันมักบอกว่ามีอะไรที่ผมยังไม่ต้องทำบ้าง ผมจะจดรายการนี้ตอนเช้าเกือบทุกวัน แล้วพอตกเย็นผมจะอ่านดูว่าทำอะไรไปแล้วบ้าง น่าแปลกนะครับ ผมพบว่าบ่อยครับเหลือเกินที่ผมแทบไม่ได้ทำอะไรสักอย่าง

          ในวันยุ่ง ๆ โดยที่ไม่มีอะไรเกิดขึ้น บางครั้งผมขีดบางรายการออกและย้ายบางงานไปใส่ในรายการของวันรุ่งขึ้นแทน แต่บ่อยครั้งที่รายการ ซึ่งจดไว้ตอนเช้าและยังไม่ได้ขีดฆ่าออกได้เล็ดลอดไปจากรายการของวันพรุ่งนี้โดยไม่มีใครเดือดร้อน นี่คือหลักฐานที่ขี้ให้เห็นว่า เวลาช่วยรักษาทุกบาดแผลขอแค่คุณปล่อยมัน